Privacy Statement Rafaël Den Bosch

De rechtspersoonlijkheid (Rafaël Den Bosch) behoort tot de koepelorganisatie Rafaël Nederland en verwerkt persoonsgegevens met het oog op het gemeente-zijn. Het speerpunt van gemeente-zijn is het vormen van een gemeenschap door het omzien naar en betrokkenheid bij elkaar. De hoofdregel bij het gebruik van persoonsgegevens is: zorgvuldigheid en terughoudendheid. Omdat wij grote waarde hechten aan de invulling van deze begrippen is hiervoor beleid vastgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit beleid treft u hieronder aan. Meer informatie over de organisatorische en beleidsmatige maatregelen en verwerkingen treft u aan in deze privacy verklaring. 

Persoonsgegevens 

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een identificeerbaar persoon. Daartoe behoren: uw naam, adres, woonplaats, emailadres (mobiel-) telefoonnummer en geboortedatum, maar bijvoorbeeld ook foto’s waarop u herkenbaar bent afgebeeld. 

Administratie met adresgegevens 

Gegevens van onze leden en regelmatige bezoekers zijn opgenomen in een administratie die middels Excel wordt bijgehouden. Het betreft hierbij NAW gegevens, telefoonnummers, email adressen en geboortedata. Deze lijst worden gebruikt door het leidersteam van de gemeente en leden die daar voor het uitoefenen van hun taak inzicht in nodig hebben, bijv. voor het versturen van een (verjaardags)kaartje of een informerende email naar de hele gemeente. Voor het doorgeven van wijzigingen zijn de leden zelf verantwoordelijk. Voor het opnemen van nieuwe gegevens zal toestemming worden gevraagd aan betreffende perso(o)n(en). Op deze lijst staan ook gegevens van belangrijke contactpersonen binnen Rafaël en vrienden van de gemeente. 

Naast de ledenadministratie, bestaan nog enkele andere digitale dan wel analoge administraties. U moet daarbij o.a. denken aan de financiële administratie, maar ook aan aantekeningen van gemeenteraadsvergaderingen, bestuursvergaderingen en de jaarvergadering. Tevens is er een mailinglijst welke wordt gebruikt voor informerende mails, bijv. over het wel en wee van gemeenteleden, het maandprogramma en aankomende diensten en andere activiteiten. Op al deze gegevens is de zorgvuldigheid en terughoudendheid van toepassing. 

Beveiliging 

De gegevens zoals aantekeningen en adresgegevens zijn niet openlijk beschikbaar via internet, ook niet via een beveiligde link. Indien nodig worden de gegevens via email gedeeld met personen die deze informatie nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak. 

Toestemming 

De toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens wordt mondeling gegeven. Op verzoek worden persoonsgegevens direct verwijderd uit de relevante administraties. 

Doel van de verwerking 

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij beschikbaar zijn gesteld, het gemeente-zijn in al haar facetten, en niet aan derden ter beschikking gesteld. Dat betekent o.a. dat met behulp van deze gegevens administratie wordt gevoerd, (bijzondere) samenkomsten onder de aandacht worden gebracht, de onderlinge betrokkenheid bevorderd et cetera. Hiervan wordt alleen afgeweken als sprake is van een wettelijke verplichting. 

Persoonsgegevens leiderschap 

De persoonsgegevens van gemeenteleden die tot het leiderschap behoren, worden (alleen) op de website geplaatst wanneer dit nuttig/noodzakelijk is voor de uitoefening van de door hem of haar uitgeoefende functie.  

Foto’s 

Met foto’s en video’s wordt terughoudend omgegaan. Zij kunnen in beperkte mate worden geplaatst op de website om bijv. verslag te doen van een activiteit. Ook kunnen foto’s en video’s waarop personen uit de gemeente zijn afgebeeld worden gebruikt voor vertoning tijdens activiteiten van de gemeente, zoals zondagse diensten. Een voorbeeld hiervan is een reportage van een activiteit van de gemeente. Bij plaatsing op de website wordt, als personen identificeerbaar zijn, de foto of video verwijderd als betreffende persoon daar bezwaar tegen heeft. Ook worden personen niet herkenbaar in beeld gebracht op de website als we vooraf weten dat betreffende persoon daar bezwaar tegen heeft. 

Opname samenkomsten 

De tijdens de samenkomsten gehouden preken worden gepubliceerd op de website, tenzij betreffende (gast)spreker daar bezwaar tegen heeft. 

Bezwaar 

Wanneer u bezwaar hebt tegen een foto op de website waarop u zichtbaar bent, dan kunt u dat kenbaar maken door een email te sturen aan de contactpersoon van de website. De betreffende foto wordt dan zo spoedig mogelijk verwijderd. 

Wijzigen en verwijderen 

Het is altijd mogelijk om gegevens die fout zijn te wijzigen. Ook kunt u persoonsgegevens laten verwijderen. 

Activiteiten 

Bij aanmelding voor een activiteit van de gemeente wordt gevraagd naar uw naam, uw emailadres en enkele aanvullende gegevens. Deze gegevens worden uitsluitend voor deze activiteit gebruikt. 

Bewaartermijn 

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk en in voorkomende gevallen door wetgeving verlangd wordt. Daarbij moet u bijvoorbeeld denken aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. 

Website en cookies 

Tijdens uw bezoek aan de website wordt, met behulp van cookies, een klein onzichtbaar tekstbestand dat naar uw internetbrowser wordt gestuurd, enige informatie verzameld over de hard- en software van uw computer. Het kan daarbij gaan om uw IP-adres, browsertype, domeinnaam en toegangstijd. Deze informatie kan worden gebruikt om de website te verbeteren. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en blijven anoniem. 

Datalek 

Eventuele datalekken worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens volgens de beschreven procedure. 

Klachten 

Als zich een situatie voordoet die u wilt bespreken met of voorleggen aan de contactpersoon AVG (zijnde de voorzitter van het bestuur van Rafaël Den Bosch). aarzel dan niet. Komt u er met hem/haar niet uit, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit orgaan bereikt u middels https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ 

Wijziging van de Privacy verklaring 

De tekst van deze Privacy verklaring kan op elk moment, zonder voorafgaande aankondiging, worden gewijzigd. De wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. 

Informatie en contactpersoon 

Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij de voorzitter van het bestuur. De naam van de voorzitter van het bestuur is te vinden op de website van Rafaël Den Bosch.